Как организовать успешную конференцию?

Успешность конференции в большой мере зависит не только от ее целей и идеи. Очень важна правильная организация мероприятия, как концептуально-информационная, так и физическая.

Что самое главное в организации мероприятия? Конференц-зал.

Значимым является все – состав участников, выбор даты и продолжительности, техническая подготовленность помещений, освещение в средствах массовой информации и многое другое. Комплексный подход, продуманность всех деталей, слаженная работа команды, занимающейся организацией мероприятия обеспечат успех. Как и в любом деле, здесь потребуется профессиональная координация действий и грамотно составленный план, учитывающий характер и особенности конференции. И не менее важным оказывается место проведения. В идеале таким местом должен стать комфортабельный гостиничный комплекс, удобно расположенный, сочетающий комфортное проживание для гостей конференции с технической оснащенностью рабочих помещений. Конференц-залы, переговорные, ресторан, рекреационные зоны и – очень желательно – опыт организации конференций у администрации отеля или центра, где будет происходить мероприятие.

13 правил успешной конференции

Что необходимо учесть для успешной организации конференции?

  1. Сформулировать действительно привлекательную и важную идею, определить цель, которая обязательно заинтересует предполагаемых участников. Отследить тенденции в этой области, привлекая внимание целевой аудитории и выясняя ее мнение.
  2. Определиться с видом конференции и целями, которые преследует аудитория. От этого в большой мере зависит план событий конференции и выбор приглашаемых.
  3. Проработать детали конференции с различных точек зрения. Важно, чтобы удобно было не только участникам, но и спикерам, сотрудникам службы безопасности, принимающим, работникам СМИ, волонтерам и посетителям, если предполагается их присутствие. Это не только поможет успешно провести текущее мероприятие, но и создаст задел на будущее. Позитивные впечатления сегодня обернутся хорошей репутацией в будущем.
  4. Пригласите для организации специалистов, особенно если опыт проведения конференций невелик. Свести воедино вопросы регистрации, питания и проживания приглашенных, достойный уровень технической оснащенности, выбора помещений, освещения в СМИ, финансовые, и, возможно, юридические моменты – очень хлопотно и требует определенных навыков, лучше всего профессиональных.
  5. Пригласите компетентных и желательно известных докладчиков и позаботьтесь об их явке как на конференцию вообще, так и на их доклады в частности. Это следует четко делегировать определенным людям, как, впрочем, и все остальные дела.
  6. Из этого вытекает еще одна рекомендация – сферы деятельности в команде организаторов должны быть распределены заранее, розданы полномочия и обязанности.
  7. Постарайтесь найти креативные решения чтобы сделать свое мероприятие отличным от других. Важно только найти баланс между оригинальным и проверенным, надежным, не скатываясь в рискованные эксперименты.
  8. Не забудьте организовать общение докладчиков и аудитории, продумайте обратную связь.
  9. Составляя план конференции, сбалансируйте насыщенность событий и смену обстановки. Люди должны успеть отдохнуть, поесть, пообщаться и хотя бы отчасти переварить информацию.

10. Конференция – это бизнес-мероприятие. И поэтому за финансовой стороной и выполнением обязательств следует следить, как в обычном бизнесе.

11. Не выпускайте из рук контроль. Спонсоры конференции имеют право на привилегии и бонусы для своего бизнеса, но решать, как она будет проходить, должны организаторы.

12. Тщательно подойдите к выбору места. Оно должно обеспечить комфорт и возможность полноценно работать, а также соответствовать духу мероприятия, но ни в коем случае не отвлекать от дела.

13. Одни из таких, проверенных, мест являются конференц-залы в отеле «Red Royal», который находится в центре г. Краснодара. Получить подробную информацию по аренде можно на официальном сайте гостиницы или по телефону +7 (861) 201-61-89.

14. И обязательно обеспечьте запас времени для решения текущих организационных моментов, так как никакое многолюдное и сложное мероприятие не может идти без проволочек и мелких сбоев. Не все будет зависеть от добросовестной работы организаторов — участники, докладчики, обслуживающие компании могут случайно нарушить планы.

Мы надеемся, что данная статья, помогла Вам в организации лучшей конференции.